1: je zoekt een goede uitdaging

Om het LiFT-team in gang te zettten, hebben de LiFTERS een prikkelende uitdaging nodig. Zij moeten deze uitdaging aanvoelen binnen hun werkcontext. De uitdaging kan allerlei vormen aannemen: een organisatorisch, technisch of sociaal-relationeel probleem. Een sluimerende kwestie die nooit terdege is aangepakt. De uitdaging kan ook op de toekomst gericht zijn: een nieuw project, een heroriëntering van de organisatie,...


Formuleer deze vraag positief als een uitdaging. Indien nodig kan je een aantal randvoorwaarden formuleren. Maak de uitdaging niet te eng, maar ook niet te breed. De vraag moet 'werkbaar' zijn, en in een context geplaatst. Voor een goed overzicht breng je alles samen in een startdocument 'kader uitdaging', waarop steeds kan teruggevallen worden.

Een voorbeeld

image-316066-Logo_De_Vleugels-aab32.jpg
Een voorbeeld vanuit De Vleugels, een expertise - en ondersteuningscentrum voor mensen met een verstandelijke en/of meervoudige beperking.

We willen de brandevacuatie verbeteren = te algemeen, geen context en uitdaging.

Hoe kunnen we de informatieborden 'wat te doen bij brand' verbeteren? = te gesloten, gaat ervanuit dat de infoborden niet voldoen. Dat kan, maar mogelijk spelen er nog andere aspecten een rol waardoor de evacuatie nu niet optimaal verloopt.

We horen van onze medewerkers dat ze onzeker zijn over hoe ze moeten handelen wanneer er brand is. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze medewerkers met kennis en inzicht handelen bij een brandevacuatie? = goede omschrijving! Het schetst context, laat ruimte om te zoeken waar de uitdaging precies ligt (open) en spreekt aan (drukt ambitie uit).


2: je zoekt een facilitator

De facilitator speelt een cruciale rol in het LiFT-proces. Als sleutelfiguur hangt het welslagen van het LiFT-project van hem/haar af. Hij/zij moet beschikken over een aantal competenties. In dit schema vind je een overzicht van deze criteria en kan je de sterkten of talenten van mogelijke kandidaten even doorlichten. De tool is een quickscan en is nooit 100% waterdicht. Een aantal voorwaarden moet aanwezig zijn, het is het minimale vertrekpunt. Ervaring met het werken met groepen is vanzelfsprekend een doorslaggevende factor. Goede, maar aarzelende kandidaten moet je waarschijnlijk over de drempel halen.


De facilitator krijgt de bijgevoegde handleiding en ondersteunende tools ter beschikking. Deze handleiding is als een zelfstudiepakket opgevat. Het traject is duidelijk en rechtlijnig uitgetekend.


Hogeschool UCLL en Arteveldehogeschool organiseren jaarlijks één of meerdere opleidingssessies. Je kan je kandidaat-facilitator inschrijven op deze tweedaagse training waar de verschillende stappen uitvoerig worden belicht en geoefend.


3: je stelt een LiFT-team samen

Samen met je facilitator ga je op zoek naar enthousiaste, gemotiveerde LiFTERS. het ideale team bestaat uit 5 tot 8 deelnemers. Het werven van deze teamleden laten we aan jouw inspiratie over. Het moet echter steeds op vrijwillige basis gebeuren. Hierbij enkele tips & tricks. Door de wervingsactie maak je het LiFT-project ook bekend in je organisatie en werk je aan het broodnodige draagvlak.


Een ideaal LiFT-team is ook heterogeen samengesteld. LiFT werkt immers vanuit de deelnemers zelf. Een goede mix van expertise, verschillende invalshoeken en nauwe of dichte betrokkenheid bij de uitdaging zorgt voor een goede dynamiek.

Enkele getuigenissen

image-316067-Logo_Elmer-9bf31.png
Enkele voorbeelden vanuit Elmer vzw, een kinderopvangbureau.

'Het is een verrijking om met een diverse groep te werken: iedereen vanuit zijn eigen achtergrond, kennis en functie. Mensen kijken met andere ogen naar iets. Je vult elkaar aan: zo had ik het nog niet gezien of daar had ik nog niet bij stilgestaan.'

'Je leert via LiFT collega's kennen op een andere manier, ik weet nu wat iedreen doet en waar ze werken in de organisatie. Eeen kunt kunnen zien die je anders niet ziet in de organisatie. Zo leerde ik de organisatie beter kennen, buiten de dienst weer ik werk.'

De facilitator voert het inleidend gesprek met kandidaat LiFTERS. Het is mogelijk dat er verschillende wervingsronden nodig zijn om tot een goed team te komen. De uiteindelijke samenstelling leg je samen met de facilitator vast. Neem zeker de tijd om de deelnemers vooraf te danken voor hun engagement en hen 'formeel' het mandaat te geven de opdracht uit te voeren.


Voorwaarden scheppen en een projectplan opmaken.

Jij zorgt als opdrachtgever voor de nodige speelruimte. Deelnemers moeten ruimte krijgen om alle teamsessies te volgen en tussendoor opdrachten uit te voeren. Plan de sessies in en zorg voor de nodige voorzieningen: een lokaal, werkmateriaal, een communicatiekanaal,...


Samen met de facilitator breng je nu alle gegevens in een projectplan: het kader van de uitdaging, de deelnemers, de sessies met data, het toonmoment.


4: en nu aan het werk!


Het LiFT-proces bestaat uit 8 duidelijk afgelijnde stappen die enerzijds gezet worden tijdens de bijeenkomsten van het LiFT-team en anderzijds tussen de bijeenkomsten door in de vorm van onderzoekswerk, toonmomenten en het testen van de oplossing. Gemiddeld besteedt een LiFTER in totaal 24u aan een LiFT-traject.

Duiding 24u

Het aantal bijeenkomsten met het LiFT-team kan variëren, afhankelijk van de duur van de bijeenkomsten (minimaal kom je 4 maal samen). 2 tot maximum 3 uur per sessie blijkt ideaal. Het gehele LiFT-proces zou best afgewerkt zijn binnen een tijdspanne van 3 maanden om de aandacht en inzet van de LiFTERS maximaal te benutten.


Hiernaast vind je van beneden naar boven een overzicht van de 8 stappen die doorlopen worden doorheen het proces. We verwijzen naar de handleiding voor meer info over deze stappen, de aanpak van de facilitator en voorbeelden.


Jouw rol in dit proces

Belangrijk is dat het team jouw uitdaging onderzoekt, verfijnt en herformuleert tot een werkbare opdracht die een grote kans op slagen heeft. Als opdrachtgever geef je het LiFT-team hierin een grote autonomie en vrijheid. De LiFTERS hebben tenslotte hetzelfde doel als jij: een gedragen antwoord vinden op een levende vraag. Tegelijkertijd wil je ook dat de LiFTERS zelf leren en in hun zelfgekozen groeivelden vorderen.


Terugkoppeling

In stap 4 komen de LiFTERS opnieuw bij je op bezoek. Ze koppelen hun activiteiten terug en stellen hun geherformuleerde uitdaging voor. Sta open voor hun gedachtegang: ze kunnen met verrassende conclusies komen. Denk samen met hen na over de werkbaarheid van de door hen geformuleerde opdracht en de outcome en geef nuttige en vooral positieve feedback. Waardering werkt bijzonder motiverend.


Toonmoment

Niets motiveert beter dan succes. Het LiFT-team heeft een antwoord geformuleerd op jouw uitdaging. Met trots willen zij dit presenteren in een 'toonmoment'. Zorg voor een passende omkadering en nodig zoveel mogelijk leidinggevenden en stakeholders van de uitdagingscontext uit. Deze waardering van de inspanningen werkt zeer sterk op de motivatie en latere betrokkenheid. Geef dit toonmoment ook een feestelijk kader met een drankje en een hapje.




image-316058-Overzicht_stappen-45c48.png


5: borgen!


Het antwoord op de uitdaging

Nu begint een belangrijke uitdaging voor jou als opdrachtgever: borgen! De facilitator heeft in de verschillende stappen van het LiFT-proces al grote aandacht geschonken aan het creëren van goede voorwaarden voor een effectieve duurzame borging van de resultaten.

  • Bij de herformulering van de uitdaging naar een unieke vraag: werkbaar? Uitrolbaar? Draagvlak? Ook jij als opdrachtgever hebt hier bij de terugkoppeling van de uitdaging door het team samen met hen over nagedacht.

  • In het verwerken van de oplossing tot een werkbaar instrument heeft het LiFT-team al stappen gezet om een draagvlak in de organisatie te creëren. Zo kunnen zij bijvoorbeeld al voorbereidingen getroffen hebben om een nieuwe procedure structureel in te bouwen in je organisatie.


Van de LiFT-teamleden mag je verwachten dat ze als ontwerpers van de oplossing deze ook zeer sterk gemotiveerd zullen uitdragen. Je kan nu verdere stappen zetten zodat de uitgewerkte oplossing zich verder kan versterken en uitgerold wordt:

  • Stel een 'trekker' aan vanuit het LiFT-team die de oplossing verder zal bewaken, levend houden, verder uitbouwen en verspreiden

  • Bouw structureel meetings in van betrokkenen over het thema en werk verder aan de (bredere) uitdaging

  • Werk samen met de LiFTERS verder aan hun reeds ontwikkeld uitrolplan, met infomomenten, opleidingssessies, etc. en volg dit op

  • Peil op vastgestelde tijden naar het effect op de werkvloer van het toegepaste antwoord en moedig aan


De leerinzichten en persoonlijke groei

Samen met een team een uniek antwoord ontwikkelen op een uitdaging, biedt een mooie kans en context voor individuele groei. Zo hebben de teamleden - haast onbewust - kennis opgedaan van een aantal 'technieken': gesprekstechnieken, onderzoeksmethodes, teamwerk, analyseren en synthetiseren, vergadertechnieken en natuurlijk ook kennis over technische aspecten van de uitdaging zelf. Teamleden willen zich vaak meer verdiepen in één of meerdere aspecten, die ten goede kunnen komen van de organisatie. Tijdens medewerkersgesprekken kan dit worden opgenomen en bijvoorbeeld met opfrissingsmomenten of bijkomende opleiding worden verfijnd.


De teamleden hebben zelf bij de start van het LiFT-project één of meerdere groeivelden gedefinieerd, waarvan de evolutie tijdens het traject zichtbaar wordt. Doel was hen sterker te maken bij veranderingsprocessen. In het LiFT-proces heeft het team hier regelmatig feedback over uitgewisseld. Deze groei is sterk persoonlijk maar zal zich zeker uiten in hun vaardigheden en attitudes op de werkvloer. Tijdens het toonmoment kan de LiFTER hier ook op ingaan. Als opdrachtgever kan je met hem/haar een gesprek aangaan. Borging van dergelijke groei kan immers enkel door externe waardering en het creëren van verdere groeimogelijkheden of een ideaal groeiklimaat door verantwoordelijken en leidinggevenden.

image-placeholder.png

De facilitator

Hoe kan je kennis - en vaardigheidswinst van je facilitator borgen?

  • door snel daarna opnieuw een LiFT-project met een nieuwe uitdaging op te starten

  • door contacten met andere facilitatoren in andere organisaties (bijvoorbeeld via de opleiding)

  • door verdere verdieping in bepaalde aspecten van groepsprocessen

  • door zijn ervaringen met de 'experten' van de opleidingsinstellingen (UCLL en AHS) te delen